Помощник руководителя

Обязанности:

• Приём документов на подпись руководителю (всех видов документов передаваемых на подпись ГД);
• Работы с входящей документацией, присланной на бумажном носителе, по эл. почте и факту: регистрация, передача на рассмотрение, контроль за исполнением;
• Организация работы с исходящей документацией (подготовка писем (по распоряжению руководителя) регистрация, подготовка к отправке);
• Работа со служебными записками (проверка целесообразности, регистрация, передача на рассмотрение руководителю, отправка на исполнение);
• Осуществление нормоконтроля / согласования организационных документов Общества, согласно Типологии документов;
• Организация работы с приказами и распоряжениями по основной деятельности;
• Работа с доверенностями (контроль за верными сведениями, актуализацией);
• Ежедневное планирование рабочего дня руководителя;
• Осуществление технического обеспечения деятельности руководителя заказ транспорта, авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, организация встреч, переговоров и т.д.);
• Участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах;
• Подготовка совещаний и заседаний, проводимых руководителем (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня);
• Ведение и оформление протокола совещаний и заседаний и прочих документов, оформляющих ход и результат встреч, переговоров;
• Организация регистрации протоколов совещаний в Журнале регистрации протоколов совещаний и (или) в СЭД;
• Сбор материалов и информации, необходимых руководителю; подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов; предоставление их руководителю;
• Получение необходимых по поручению руководителя сведений от структурных подразделений или исполнителей, вызов работников по поручению руководителя;
• Выполнение распоряжений руководителя, начальника общего отдела УО как устных, так и письменных;
• По поручению руководителя поддерживать контакты с партнерами: вести переговоры по телефону и электронной почте; отправка/получение необходимых документов; назначение места и времени встречи; своевременная передача необходимую информацию руководству и партнерам;
• Организации совещаний руководителя: подготовка совещаний и заседаний, проводимых руководителем (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня); ведение и оформление протокола совещаний и заседаний (по необходимости и распоряжению руководителя); регистрация протоколов совещаний в Журнале регистрации протоколов совещаний и (или) в СЭД; размещение протоколов совещаний в Дело на хранение;
• Замещение офис-менеджера (при необходимости);
• Ведение документооборота Общества.

Требования:

• Высшее образование, специальная подготовка по направлению «документоведение, делопроизводство» будет вашим преимуществом;
• Опыт административной работы (секретарем, офис-менеджером, помощником руководителя) не менее 1 года;
• Грамотная устная и письменная речь, «живой» ум, оперативность принятия решений, внимательность, сообразительность, навыки систематизации большого объема информации, умение выставлять приоритеты;
• Знание компьютера и офисных программ на уровне продвинутого пользователя;
• Опыт обеспечения документооборота Общества. Опыт обеспечение обмена документами между Обществами ГК. Опыт наполнение единой базы документам.

Образование:

Не имеет значения

График работы:

Полный день