Координатор отдела делопроизводства

Обязанности:

• Подготовка документов на подписание: Формирование пакетов документов для подписания руководителями с соблюдением всех требований (чек-листы, наличие виз, корректные реквизиты);
• Экспертиза в электронном документообороте (ЭДО);
• Работа в СБИС: настройка маршрутов, отправка документов контрагентам (Загрузка документов на подписание со стороны компании с последующей отправкой контрагенту), контроль подписания с обеих сторон, решение спорных ситуаций ( в ЭДО (СБИС);
• Работа в 1С:Документооборот: регистрация документов, сопровождение процессов согласования. Сканирование документов по необходимости;
• Взаимодействие с кросс-функциональными командами (ключевая часть работы);
• С менеджерами по продажам и закупкам — по оперативному сопровождению процесса подписания документов, разъяснению требований к документам, сбору корректных данных;
• Работа с учетными системами;
• Ведение данных в 1С:БП — контроль задач и сроков;
• Оформление заявок на оплату и проверка актов в 1С:УПП с соблюдением требований к описанию и основанию.

Требования:

• Опыт работы от 1-2 лет в аналогичной роли (документооборот, договорная работа, делопроизводство в коммерческой компании);
• Обязательное уверенное владение: СБИС, 1С:Документооборот (или аналогичной СЭД), 1С:УПП (или 1С:Бухгалтерия) на уровне пользователя;
• Умение работать с электронными подписями (ЭЦП), понимание юридической значимости ЭДО;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Структурность и внимательность к деталям: Вы замечаете лишнюю точку в реквизитах и несоответствие суммы в договоре и спецификации;
• Коммуникабельность и настойчивость: Вы умеете мягко, но твердо объяснить менеджеру, почему его договор вернули на доработку и добиться корректных данных;
• Системное мышление: Вы видите не просто документ, а процесс, частью которого он является;
• Ответственность и стрессоустойчивость.

Образование:

Не имеет значения

Условия:

• Уютный офис в комфортабельном БЦ в пешей доступности от ст. м. Петроградская;
• Удобный график 5/2 с 09:30 до 18:00;
• Официальное оформление и социальные гарантии;
• Обучение в формате наставничества, возможность профессионального развития;
• Скидки 30% на услуги компании для вас и ваших близких;
• Корпоративная система бенефитов: дмс, фитнес и т.д. после года работы.
• Уважаемые соискатели, оставляйте отклик и открывайте для себя новые возможности! Присоединяйтесь к команде "Хеликс"!

График работы:

Полный день