офис-менеджер

Обязанности:

- Обеспечивает своевременное осуществление приема входящей корреспонденции, подготовки исходящей корреспонденции для отправки почтой/курьерскими компаниями и др., а также первичную обработку корреспонденции (в т.ч. посредством эл.почты), в соответствии с утвержденными процедурами;
- Осуществляет учет и регистрацию поступающей и отправляемой корреспонденции;
- Распределяет входящую бумажную корреспонденцию по ячейкам соответствующих подразделений, а также перенаправляет (получение, отправка) писем с официальных почтовых адресов компании;
- Ведет непосредственное взаимодействие со службами АО «Почта России» в рамках исполнения действующих договоров (запрос и получение необходимой информации, подготовка отчетных бухгалтерских документов и пр.);
- Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись генеральному директору, директорам дивизионов и директорам департаментов;
- Протоколирует и формирует протоколы совещаний;
- Ведет поиск информации по запросу руководителя;
- Обеспечивает систематизацию и архивное хранение внутренней и внешней документации по всем полученным документам и отправкам;
- Отвечает за своевременную доставку документов, грузов по направлению административно-хозяйственного отдела;
- Осуществляет оперативный приём и распределение входящих телефонных звонков компании (мини АТС);
- Производит действия по подготовке заседаний, совещаний при участии директоров компании, контрагентов и гостей, в т.ч. по подготовке конференц-залов и кабинетов, по подключению участников ВКС;
- Организует прием внешних посетителей и делегаций;
- Обеспечивает выполнение машинописных и копировально-множительных работ;
- Производит материальное, техническое обеспечение, оповещение участников о времени, месте проведения мероприятий, повестке дня;
- Сообщает своему непосредственному руководителю обо всех отклонениях, выявленных при выполнении своих должностных обязанностей;
- Выполняет другие поручения непосредственного руководителя и генерального директора, связанные с профессиональной деятельностью;
- Соблюдает правила пользования электронной почтой;
- Соблюдает требования охраны труда;
- Контролирует исправность используемых оборудования и инструментов в пределах выполнения своей трудовой функции;
- Использует и правильно применяет средства индивидуальной и коллективной защиты;
- Проходит в установленном порядке обучение по охране труда, в том числе обучение безопасным методам и приемам выполнения работ;
- Соблюдает конфиденциальность информации;
- Соблюдает сроки и правила подготовки документов;
- Обеспечивает сохранность документов;
- Придерживается доброжелательного и корректного стиля общения с клиентами, гостями и коллегами по работе;
- Соблюдает нормы и правила делового общения, служебную субординацию.

Требования:

Работа в крупном, активно развивающемся холдинге, график работы 5/2, оформление строго в рамках ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск 28 календарных дней, работа в команде профессионалов и единомышленников

Образование:

Среднее профессиональное

График работы:

Полный рабочий день